Keine Fehler mehr – beim E-Mail-Schreiben einfach die Reihenfolge umdrehen!

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Wie oft verschickt man nicht versehentlich eine E-Mail ohne Anlage oder vergisst den „Betreff“? Eine einfache Regel schafft Abhilfe: einfach die E-Mail „rückwärts“ beginnen:

1. Anlagen anhängen.
2. Mailtext knapp und präzise schreiben.
3. Aussagefähigen Betrefftext erstellen.
4. Empfänger eingeben.
5. Versenden!

In diesem Zusammenhang noch der ultimative Lektorat-Tipp: den Mailtext einfach von hinten lesen. D.h. zunächst den letzten Satz, dann den vorletzten usw. Dadurch findet man wesentlich mehr Fehler, als beim normalen Von-vorne-nach-hinten-Lesen.

Quelle (u.a.): Productivity: Reverse Your Email Writing Order for Clear Messages.

E-Mail im beruflichen Alltag und „Zeitinseln“

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E-Mail steht eigentlich für „elektronische Post“. Früher hat man einmal am Tag sein Postfach im Büro geleert, die Briefe geöffnet und bearbeitet. Heute signalisieren Hinweisfenster auf dem Bildschirm, dass eine neue E-Mail eingegangen ist. Die meisten Menschen unterbrechen dann Ihre Arbeit sofort und lesen die Mail.

Das ist im Büroalltag der Produktivitätskiller schlechthin. Studien zeigen, dass man zehn bis zwanzig Minuten benötigt, um sich nach einer Unterbrechung wieder mit der gleichen Aufmerksamkeit und Produktivität der vorherigen Aufgabe zu widmen.

Dabei gibt es eine ganz einfache Lösung:

• Benachrichtigungsfenster und/oder Hinweiston für E-Mails in der E-Mailsoftware abschalten.
• E-Mails nur zu festen Zeiten am Tag lesen und beantworten (z.B. dreimal: bei Arbeitsbeginn, nach dem Mittagessen, Nachmittags).
• Alle E-Mails, die sich innerhalb von zwei Minuten beantworten lassen, gleich beantworten.

Dieses Vorgehen birgt mehrere Vorteile:

• Man arbeitet intensiver und produktiver.
• Viele E-Mailanfragen erledigen sich interessanterweise von selbst.
• Die Kommunikationspartner lernen nach und nach, dass E-Mails kein Instant-Medium sind, und weder sofort gelesen noch bearbeitet werden.

Hilfreich sind auch „Zeitinseln“ im Arbeitsalltag: jeden Tag sollten Sie sich ein paar Stunden am Stück Zeit blockieren, um intensiv zu arbeiten. In dieser Zeit sollten Sie

• keine E-Mails lesen,
• das Telefon auf den Anrufbeantworter umleiten bzw. auf lautlos stellen,
• an keinen Besprechungen (persönlich oder telefonisch) teilnehmen.

Blockieren Sie sich diese „Zeitinseln“ auch als Termin in Ihrem elektronischen Kalender, so dass Ihre Kollegen Sie nicht ohne weiteres zu Besprechungen einladen können.